Многие думают, что применение таких внушительных инструментов, как системы менеджмента проектов и системы учета взаимоотношений с клиентами ( или CRM-системы ), востребовано только в масштабах крупных компаний и неоправданно на уровне маленькой организации.

Так думала и я до того, как начала использовать Битрикс 24. До этого я, как и многие начинающие предприниматели, вела ежедневник, отчеркивала себе памятки на магнитно-маркерной доске, ставила напоминания о важных задачах в телефоне, учитывала продажи, долги и взаиморасчеты с клиентами и сотрудниками в Еxcel — в общем проделывала весь набор заурядных, обыденных действий, даже не задумываясь над тем, сколько времени я трачу на все эти записи и, что еще более важно, — на поиск нужной информации в дальнейшем.

Давайте знакомиться. Я – индивидуальный предприниматель Бедросова. Но ИП Бедросова – это не только я, а и моя маленькая команда. Мы отложили в сторону ежедневники и уже давно не перечитываем по 30 раз логи своих переписок в скайпе в надежде быстро найти необходимую информацию. Наша команда сделала однозначный и окончательный выбор в пользу Битрикс 24, для ведения служебной переписки и учета выполнения задач.

Что же такое битрикс 24? Определение этому сервису легко можно найти в интернете, я же, как практик, расскажу о нем на примере. Давайте посмотрим, как распланирован обычный рабочий день моей команды и насколько эффективны наши действия с применением нашего волшебного помощника.

Первое, что мы делаем, начав свой рабочий день с Битрикс 24 – это просматриваем запланированные ранее задачи и дела, оцениваем объем работы и составляем план работы на день. Большие задачи разбиваем на подзадачи и распределяем между коллегами.

Зайдя в портал Битрикс 24, мы сразу попадаем на страницу Живой ленты (Рисунок 1, кликнув по этому и другим рисункам, можно просмотреть их крупно), в которой отображаются все последние изменения, внесенные каждым членом нашей команды.

На страницах портала очень наглядно показана информация о новых задачах, изменении статуса задач, о загрузке новых файлов, о добавлении новых комментариев по задачам и многое другое. Живая лента – очень удобный инструмент – бегло просмотрев ее, сразу можно вспомнить, на чем мы с коллегами остановились вчера. С ее помощью я так же узнаю, что они успели сделать без меня. Это избавляет нас от необходимости проводить утренние совещания и экономит наше время.

Те дела, которые не требуют обсуждения и которые я планирую сделать сама, а также различные запланированные мной организационные мероприятия, я отмечаю в своем календаре в Битрикс 24 (рисунок 2).

Добавлять события в календарь очень удобно – достаточно щелкнуть мышкой в нужной ячейке. События в календаре можно помечать разными цветами. Например, я использую зеленый цвет для всех событий, желтый для тех дел – которые можно отложить на будущее и красный для очень важных дел. Наглядность отображения календаря позволяет планировать дела хоть на месяц вперед, и сразу будет видно, если возникнут накладки. Также очень удобно, что ближайшие события из календаря видны на странице живой ленты в блоке, который так и называется: «Ближайшие события». Кроме того, я синхронизировала этот календарь со своим Android phone, и теперь, где бы я ни была, и чем бы ни занималась, я могу в любой момент времени свериться со своими рабочими планами. Например, сегодня я вижу, что мне нужно сверить данные по своим авансовым платежам с налоговой.

Задачи, над которыми мы работаем вместе с моими коллегами, мы группируем по проектам. С этой целью я завожу группы (Рисунок 1 и Рисунок 2, левая часть). Одна группа соответствует одному проекту, над которым мы работаем. В группу я приглашаю тех своих коллег, которые вовлечены в данный проект. Группы «Экстранет» отличаются от обычных групп тем, что я могу пригласить для работы в них сторонних разработчиков, и они будут иметь доступ к порталу только в рамках той группы, в которую приглашены.

В раздел «Файлы» конкретной группы (Рисунок 3) мы добавляем все то, что прислал нам заказчик по данному проекту: техническое задание, макеты дизайна, какие-то другие материалы, и все эти файлы – доступны всем сотрудникам, работающим над проектом — не нужно пересылать их каждому по отдельности. В раздел Wiki мы выкладываем нашу внутреннюю информацию по проекту, которая должна быть известна всем членам группы – например, данные для доступа к хостингу заказчика.

У каждой группы есть свой календарь. Его функционал такой же, как и у личного календаря, о котором я писала выше (Рисунок 2). В календаре группы мы отмечаем важные вехи – даты сдачи этапов проекта, а также даты запланированных совещаний с заказчиками.

И конечно, в каждой группе мы создаем задачи и распределяем их между собой. К конкретной задаче можно прилагать файлы и рисунки, и вести обсуждение в комментариях (Рисунок 4).

Обсуждения можно вести и вне задач, если, например, они ни к одной из текущих задач не относятся. Для этого в Битрикс 24 существует удобный встроенный месседжер (Рисунок 5). Когда в месседжере у сотрудника есть непрочитанные сообщения, а сотрудник находится вне портала, ему приходит уведомление на e-mail.

Продолжая разговор о задачах, следует отметить, что в Битрикс 24 очень удобно просматривать как список задач по одному проекту (группе), так и список задач по всем группам сразу (Рисунок 6).

Еще один инструмент, который мы активно используем в Битрикс 24 – это CRM система (система учета взаимоотношений с клиентами). Так как мы работаем с использованием упрощенной системы налогообложения, нам очень важно четко знать доход, который мы получаем. Конечно, мы собираем и бумажные акты, которые отдаем заказчикам, и можем подсчитать прибыль, пролистав их все и просуммировав величину дохода с каждого проекта. Но удобнее, когда все суммы сразу хранятся в одном месте – на странице сделок в Битрикс 24 (Рисунок 7, суммы затерты). Вот и сегодня я обратилась к данной странице, чтобы просмотреть суммы своих ежемесячных доходов для сверки авансовых платежей.

На данный момент я учитываю только уже заключенные сделки, потому что все переговоры с заказчиками я веду лично и на данном этапе развития моего бизнеса, мне не важен анализ «воронки продаж». Но я думаю, что со временем я начну использовать CRM систему Битрикс 24 в полной мере, благо она очень удобна и, что немаловажно, позволяет строить очень наглядные отчеты.

Битрикс 24 — облегчил трудовые будни нашей команды и значительно повысил эффективность нашего труда. Я рекомендую этот замечательный сервис каждому руководителю, заинтересованному в росте и развитии как своего бизнеса, так и своей команды. Будьте лучшими в своей сфере, достигайте самых немыслимых вершин, увеличивайте в разы эффективность вашего труда, и да поможет вам Битрикс!

© Бедросова Юлия и Ханусяк Юлия, сентябрь 2012